In’s en out’s van een SAP implementatie

Steeds meer organisaties kiezen voor een ERP-Systeem. Daarmee kunnen ze de verschillende bedrijfsprocessen zoals productie, Finance en Warehousing, integreren in één systeem. Bij NRG-Office helpen onze Professionals organisaties binnen de Food & Industrie met implementaties. Maar, hoe gaat zo’n implementatie dan in z’n werk? Om antwoord te krijgen op die vraag, hebben wij een aantal collega’s gevraagd welke ervaringen zij hebben en hadden met SAP implementaties. We kijken mee met Supply Chain Professionals Arjen van der Meer, Louis Blaak, Bas van Lieshout en Jack Bunnik. Per fase hebben zij met elkaar de belangrijkste zaken omschreven.

 

SAP

Het delen van kennis bij NRG-Office

De voorbereiding

Arjen, key-user bij de implementatie bij een grote internationale speler binnen de Food industrie: ‘‘Een goede SAP implementatie valt of staat bij een goede voorbereiding. Denk daarbij aan het informeren en overtuigen van het personeel waarom de verandering noodzakelijk is, het goed doorlopen van de huidige processen (bijvoorbeeld: wat is overbodig? Wat kan beter?) en de selectie van een implementatiepartner die begrijpt wat de wensen en specifieke uitdagingen zijn.’’

Ook Louis heeft een SAP implementatie vanaf het begin af aan meegemaakt. ‘‘In de voorbereiding is het vooral belangrijk dat huidige bedrijfsprocessen goed omschreven worden en dat de key-users het concept van SAP goed leren begrijpen, zodat zij dat kunnen vertalen naar de bestaande bedrijfsprocessen.’’ Jack geeft aan: ‘‘De eindgebruikers moeten het systeem uiteindelijk eigen kunnen maken, daarom moeten zij van begin af aan goed geïnformeerd en begeleid worden met het systeem en de vorderingen daarin.”

Bas, die een SAP implementatie heeft meegemaakt bij een grote speler binnen de zuivelindustrie: ‘‘De eerste twee/drie maanden betrof de analysefase. In die fase werden zorgvuldig alle processen doorlopen om te kijken of de template alle bestaande processen afdekte. Indien dit niet het geval was, was het de taak aan de consultants om additionele standaard SAP functionaliteiten toe te voegen of maatwerk te ontwikkelen.’’

De hoofdfase

Om een duidelijk beeld te geven van de hoofdfase, leggen we het uit aan de hand van vier belangrijke punten:

  • Testen van het systeem – Werkt het systeem zoals het zou moeten werken? Kunnen alle processen die men in het oude systeem uitvoerde zonder problemen worden doorlopen in SAP? Vertoont SAP vreemd gedrag? Leidt de implementatie ertoe dat de SAP performance bij andere plants, die eventueel al met SAP werken, (nadelig) beïnvloed wordt? Het testen van het systeem wordt gedaan aan de hand van testscripts, waarin wordt vastgelegd of elke stap wel/niet succesvol kan worden afgerond. Indien er een probleem optreedt, wordt een consultant betrokken om een oplossing te zoeken en wordt het script net zo lang uitgevoerd, totdat er geen fouten meer in zitten.
  • Inrichten van master data – SAP kan gevuld worden met gigantisch veel masterdata, vaak meer dan wat in het oude systeem gebruikt wordt. Het inrichten van master data bestaat daarom uit een stuk migratie vanuit het oude systeem naar SAP (+ validatie) en het verzamelen en invoeren van gegevens die in het oude systeem niet gebruikt werden (het gebruik van deze extra master data kan een organisatie juist helpen om de voordelen van SAP maximaal te benutten).
  • Trainen van eindgebruikers – Het is belangrijk dat eindgebruikers een zorgvuldig samengesteld trainingsprogramma doorlopen. Gebruikers moeten bekend worden met de basisfunctionaliteiten van SAP (user interface, gebruik van transactiecodes, iets proberen te begrijpen van ‘SAP logica’) en tevens getraind zijn in alle verschillende processen waarbij ze betrokken zijn.
  • In kaart brengen van alle acties die voltooid moeten worden in het cut-over window  (= korte periode waarin SAP-systeem ‘live’ is en het oude systeem nog niet is afgekoppeld) tijdens de Go-Live. Denk hierbij aan het migreren van voorraden en overzetten van nog openstaande purchase orders. Dit is een stukje voorbereiding op de Go-Live op maximaal detailniveau.

De Go-Live

De meest cruciale fase van de implementatie is de Go-Live fase. Daarin wordt duidelijk of de organisatie klaar is voor de daadwerkelijke implementatie van het ERP-systeem. Sommige organisaties leggen voorafgaand aan de Go-Live fase de operatie een aantal dagen stil, zodat een gecontroleerde opstart gegarandeerd kan worden. Zodra de opstart plaatsvindt, is vanaf dat moment de organisatie volledig afhankelijk van het nieuwe ERP-systeem. Dit wordt hard change genoemd. Organisaties waarbij het niet mogelijk is om de operatie stil te leggen, zoals in de vers- en zuivelindustrie, kiest men voor een soft change implementatie. Daarbij is er een periode waarin de oude- en nieuwe werkwijze parallel aan elkaar worden gehanteerd. Wanneer het geïmplementeerde systeem ‘op eigen benen kan staan’ wordt de oude werkwijze losgelaten.

In beide gevallen is het belangrijk dat de werknemers in alle lagen van de organisatie getraind zijn om met het nieuwe systeem te kunnen werken. Het meest lastige aan de implementatie is dat alle puzzelstukjes, die vaak los van elkaar zijn ontworpen en getest, in een keer samen moeten vallen tot één geheel. Uiteraard is het noodzakelijk om in de voorbereiding- en hoofdfase eindeloos te testen en te trouble shooten, zodat mogelijke fouten in het systeem al zijn opgespoord en voorkomen. Echter, kun je in de testversie van het systeem nooit de volledige reikwijdte en dynamiek van de organisatie nabootsen.

Daarom is het belangrijk dat de key-users binnen de organisatie vanaf het eerste moment bij Go-Live aanwezig zijn, zodat zij mogelijke show stoppers direct kunnen opsporen en kunnen tackelen, zodat de impact voor de operatie uiteindelijk nihil is. Afhankelijk van de complexiteit van de processen en de vaardigheden van het personeel, duurt het gemiddeld 1 tot 3 maanden voordat een organisatie volledig up-and-running is, ofwel gewend is aan het nieuwe systeem en de daarbij horende (nieuwe) werkmethoden.

Evaluatiefase SAP

Het is belangrijk om in gesprek te blijven met de eindgebruikers. Blijf beschikbaar voor de gebruikers: help met problemen, leg alles nogmaals rustig uit. Als je niet bereikbaar bent gaan medewerkers zelf in het systeem aan de slag, of erger nog; ze gaan workarounds bedenken. Dit kan het succes van je implementatie in de weg staan. Door rustig en constant te ondersteunen, help je frustraties voorkomen. Wanneer alles achter de rug is, is het erg belangrijk om succes en informatie te delen met iedereen. Denk aan informatie als: Waarom hebben we dit gedaan en wat heeft het opgeleverd? Benadruk daarnaast dat het belangrijk is om te blijven werken zoals besproken. Het schrijven van duidelijke instructies of aanpassing van de huidige instructies helpt hierbij. Vergeet bij deze instructies vooral niet te benoemen hoe je veel voorkomende problemen kunt oplossen. 

Meer weten over SAP implementaties?

Lijkt het jou leuk een SAP implementatie mee te maken, of zoekt jouw organisatie Professionals die een SAP implementatie kunnen ondersteunen? Binnen NRG-Office is er zeer veel kennis en kunde beschikbaar wat betreft SAP implementaties. Kijk eens tussen onze vacatures of neem contact met ons op voor de mogelijkheden!